Ter cada coisa em um lugar definido de forma a facilitar a localização por qualquer pessoa e a qualquer momento, é exatamente isso que incentiva o senso de organização.
Para isso é fundamental que todos estejam envolvidos. Senão, corremos o risco de organizarmos tudo e o colega vir na sequencia já bagunçando tudo novamente. Então, mãos a obra. O primeiro passo é criar um layout adequado para o ambiente e de todos os objetos que o compõem. Um ponto interessante é se você documentar por fotos ou filmes o ambiente, assim poderá comparar o "antes" e o "depois" da implantação deste senso.
Pronto. Agora é hora de organizar os objetos. Arrume a disposição dos móveis, organize os materiais que restaram após a etapa de descarte e determine e identifique um lugar para cada objeto. Determine os locais apropriados e os critérios de estocagem de materiais, equipamentos, ferramentas e documentos. É importante lembrar que itens mais velhos devem ser deixados à frente dos mais novos, pois precisam ser usados primeiro, principalmente no caso de materiais com prazo de validade.
E não se esqueça de realizar uma organização também no ambiente virtual, identificando arquivos, pastas e sua caixa de e-mails.
Leia abaixo algumas dicas para praticar o Senso de Organização:
Organize suas coisas de acordo com os seguintes critérios: o Aquilo que é usado constantemente fica ao alcance das mãos.
O Usado ocasionalmente, mantenha próximo ao local de trabalho.
O que é usado raramente fica fora do local de trabalho.
Defina mecanismos de identificação apropriados.
Padronize nomenclaturas.
Use etiquetas coloridas para identificação.
Identifique o lugar de cada coisa e os objetos guardados.
Organize seus livros por gêneros e em ordem de relevância e interesse na leitura.
Separe documentos pessoais e profissionais em pastas identificadas.
Pronto? Para não existir dúvidas que o senso de organização foi aplicado corretamente, faça as seguintes perguntas:
Há um local determinado para cada tipo de objeto?
Os materiais/equipamentos estão organizados e identificados?
Os materiais quando retirados e usados, são colocados no mesmo lugar?
Todos os materiais e documentos em cima das mesas estão sendo utilizados? Há excesso de materiais nas mesas, gavetas ou armários?
Com tudo organizado, esperam-se os seguintes benefícios:
Facilidade para encontrar documentos, materiais e outros itens necessários ao trabalho.
Diminuição de compras desnecessárias.
O término do estresse de procurar algo e não encontrar.
O aumento do fluxo das informações.
Maior agilidade no trabalho.
Melhoria na comunicação interna e externa.
Melhora no aspecto visual dos ambientes.
Para nós, organização é sucesso fundamental para a realização de nosso trabalho, seja de mudança comercial, mudança nacional ou mudança internacional. Temos certeza que este senso irá contribuir muito para a sua rotina e trazer resultados satisfatórios. Não deixe de praticar.
A Brazil Lines trabalha para oferecer o máximo de comodidade e tranquilidade ao cliente, e garantir total segurança durante o serviço, nossa equipe também segue os fundamentos do 5S em todas as etapas do processo de mudança.